Rapportering av lønns- og stillings­data

For å sikre at den ansatte får korrekt pensjonsgrunnlag, må du som arbeidsgiver rapportere månedlig til Statens pensjonskasse. Du rapporterer lønns- og stillingsdata for din bedrift ved å logge inn på "Min virksomhet". Her finner du veiledning for hva, hvem og hvordan du går frem.

Hva skal jeg rapportere?

Hovedregelen er at lønns- og stillingsdata for alle ansatte skal rapporteres inn til Statens pensjonskasse. Du skal rapportere stillingsprosenten den ansatte faktisk jobber hver måned, samt hovedlønn og eventuelle pensjonsgivende tillegg. Ansatte med permisjoner, vikarer, og timelønnede skal også meldes inn. Det er viktig at du rapporterer endringer i stillingsforhold hver måned.

Det er viktig at du som rapporteringsansvarlig setter deg godt inn i regelverket slik at du rapporterer inn riktige lønns- og stillingsdata for deres ansatte. Dette har betydning for den enkelte arbeidstakeres pensjon, og for den totale pensjonspremien din virksomhet skal betale. På disse sidene finner du veiledning for hva, hvem og hvordan du rapporterer.

Alle ansatte har rett til medlemskap dersom de jobber 20 % eller mer i en stilling som gir rett til medlemskap i SPK. Det er allikevel viktig å også rapportere inn ansatte med lavere stillingsstørrelse enn 20 %. Dersom den ansatte også har stilling hos en annen arbeidsgiver med pensjonsordning i SPK, så vil vedkommede få rett til medlemskap så lenge den totale stillingsprosenten er 20 % eller mer.

Enkelte stillingsforhold gir ikke pensjonsopptjening, og skal derfor ikke rapporteres inn.

Medlemskap i folketrygden

En forutsetning for å bli medlem i Statens pensjonskasse er at man også har medlemskap i folketrygden. Noen ansatte uten medlemskap i folketrygden kan likevel bli medlem.

Endring i stillingsstørrelse

Økning eller reduksjon i ansattes stillingsstørrelse eller arbeidstid skal rapporteres. Slike endringer får konsekvenser for utregningen av pensjonen.

Det er viktig å være klar over at Statens pensjonskasse har en minstegrense for medlemskap på 20 prosent stilling. Ansatte som reduserer sin arbeidstid til under minstegrensen, innfrir i utgangspunktet ikke lenger kravene til medlemskap, men stillinger under minstegrensen skal også rapporteres. Det vil si at ansatte som arbeider 19,99 prosent er under minstegrensen og ikke lenger  medlem. 

Vær oppmerksom på at dersom den ansatte er innvilget AFP, alderspensjon eller uførepensjon gjelder ikke reglene om minstegrense. Stillingsstørrelsen skal rapporteres til oss og pensjonsinnskudd trekkes.

Endring av stilling

Endring av type stilling (stillingskode/stillingsbetegnelse) skal rapporteres. Dette kan ha betydning for når arbeidstaker kan gå av med pensjon (stillingens aldersgrense).

Endringer i lønn etter lønnsforhandlinger

Endringer i lønn etter lønnsforhandlinger skal alltid rapporteres til Statens pensjonskasse. Dette gjør du enkelt ved å sende oss en lønnsfil med endringer fra gjeldende dato for lønnsendringen.

Selv om resultatet etter lønnsoppgjøret ikke er ferdig, skal det rapporteres hver måned.

Husk å rette i lønnssystemet

Det er også viktig at du retter endringene i lønnssystemet. På den måten unngår du at det danner seg avvik i status neste måned du rapporterer.

Dersom du ikke får tilbakeført endringene via lønnsfil, kan du også gjøre dette i "Min virksomhet". Da må du:

  • rette opp lønnen på den enkelte ansatt med tilbakevirkende kraft
  • velge Endre på den linjen du ønsker å endre og legge inn riktig lønn for den ansatte.
  • huske å få med alle endringene tilbake i tid og fram til dagens dato

Start og slutt i stilling

Ansatte i en stilling over minstegrensen for medlemskap har rett til medlemskap fra første lønnsmåned. Ansatte i stillinger som er over minstegrensen skal trekkes to prosent av lønnen i medlemsinnskudd.

Dere må også rapportere ansatte som har en lavere stillingsstørrelse enn minstegrensen, til oss. Dette gjør vi fordi en ansatt kan ha rett på medlemsskap dersom vedkommende har flere stillinger i offentlig sektor, og som samlet gir rett til medlemsskap. 

Når en ansatt slutter må du huske på å melde vedkommende ut av Statens pensjonskasse. Husk også å sluttmelde ansatte som ikke kommer tilbake fra permisjon.

Noen ansatte mottar pensjonsgivende tillegg hver måned. Tilleggene kan være faste eller variable. En ansatt kan også ha flere tillegg. Disse tilleggene skal rapporteres til oss.

Her finner du en nedlastbar veileder for rapportering av tillegg

Faste tillegg

Skal et fast tillegg være pensjonsgivende, må det oppfylle alle disse fire kriteriene:

  • Krav til innhold i funksjonen. Den funksjonen du får tillegg for må være fast knyttet til stillingen. Det betyr at tillegget gir kompensasjon for aktivitet som er en del av stillingen.

Eksempel – ikke pensjonsgivende:

En lærer har ansvaret for brannøvelsene ved skolen og får et tillegg for det. Dette ansvaret kan hvem som helst ved skolen påta seg, og det kan derfor ikke sies å være en del av utførelsen av lærergjerningen.

Eksempel – pensjonsgivende:

En kunst- og håndverklærer som har innkjøpsansvaret for materiell til kunst- og håndarbeidstimene får tillegget regnet som pensjonsgivende.

  • Krav til utførelse i ordinær arbeidstid. Tillegget kan ikke være kompensasjon for merarbeid ut over ordinær arbeidstid.
  • Krav til utbetalingsmåte. Tillegget utbetales med likt beløp jevnlig hver måned, det vil si også under ferie og sykdom.
  • Krav til varighet. Tillegget må være ment å ha varighet på ett år eller mer.

Det er ingen øvre eller nedre beløpsgrense for at faste tillegg skal medregnes i pensjonen.

Faste tillegg skal deltidsjusteres i henhold til stillingsprosent.

Funksjonstillegg

Funksjonstillegg er en type fast tillegg som oftest brukes i skolesektoren og i helsevesenet. 

Funksjonstillegg må oppfylle de samme kriterier som faste tillegg. Se kriteriene under punktet faste tillegg.

Funksjonstillegg opprettholdes fullt ut selv om arbeidstakerens stillingsstørrelse endres. Tillegget endres med andre ord ikke selv om stillingsstørrelsen endres. Et unntak fra dette er funksjonstillegg ved fødselspermisjon. Da reduseres også funksjonstillegget i forhold til stillingsstørrelsen.

Et eksempel på funksjonstillegg er kontaktlærertillegg. Tillegget gis fordi en lærer har en funksjon som kontaktlærer.

Eksempel – ingen endring i funksjonstillegg:

En kontaktlærer går fra 100 prosent stilling til 60 prosent stilling. Kontaktlærertillegget er da uendret.

Eksempel – endring i funksjonstillegg:

En kontaktlærer tar ut 80 prosent fødselspermisjon. Da reduseres også funksjonstillegget til 80 prosent.

Variable tillegg

Variable tillegg gis ved arbeid som ikke følger en fast rutine, for eksempel ved kvelds- og helgearbeid, eller hjemmevakter. De skal likevel være forutsigbare. Variable tillegg skal bare rapporteres inn som pensjonsgivende dersom det er inngått en tariffavtale om dette.

Variable tillegg er pensjonsgivende når beløpet ligger mellom kr 6 400 og kr 66 000 sett i forhold til 100 prosent stillingsstørrelse. Fram til og med 30.04.2018 var maksbeløpet for pensjonsgivende variable tillegg kr 56 000.

Variable tillegg skal deltidsjusteres i henhold til stillingsprosent.

Arbeidsgiver skal bare rapportere variable tillegg som er ment å vare i ett år eller mer.

Eksempel 1:

En ansatt i 50 prosent stilling får utbetalt et variabelt tillegg på kr 4 000. Det variable tillegget tilsvarer kr 8 000 i en 100 prosent stilling. Da dette overstiger kr 6 400 er det pensjonsgivende og skal rapporteres inn.

Eksempel 2:

En ansatt i 50 prosent stilling får utbetalt et variabelt tillegg på kr 35 000. Det variable tillegget tilsvarer kr 70 000 i en 100 prosent stilling. Da kun inntil kr 66 000 er pensjonsgivende må tillegget justeres ned til kr 33 000 ved rapportering.

Hvordan estimere variable tillegg?

Størrelsen på variable tillegg kan være vanskelig å forutsi, og meldes derfor som forventet beløp. Estimeringen av forventet beløp gjøres i begynnelsen av hvert år. Mindre endringer i variable tillegg skal derfor ikke rapporteres.
Dersom den ansatte endrer stilling, endrer turnus eller mottar andre typer variable tillegg skal du rapportere dette som en endring i løpet av året.   Ved begynnelsen av neste år foretas en ny vurdering av forventet beløp. Denne må baseres både på året som har gått og forventninger om fremtiden.

Hva er ikke pensjonsgivende?

Overtid ut over 100 prosent stilling er ikke pensjonsgivende, og skal derfor ikke rapporteres til oss. Det samme gjelder annen kompensasjon for merarbeid ut over 100 prosent stilling og utenlandstillegg.

Tillegg som kompenserer for spesielle utgifter (som mat klær, bil, telefon osv.), er ikke pensjonsgivende og skal ikke rapporteres. 

Tillegg i henhold til bonus- eller produktivitetsavtaler er heller ikke pensjonsgivende variable tillegg, og skal dermed ikke rapporteres.

Eksempel på etterrapportering av variable tillegg

Arbeidsgiver har rapportert inn følgende variable tillegg på medlemmet:

01.01.2014 kr 22 397 01.01.2015 kr 6 800 01.01.2016 kr 56000 

I august 2016 opplyser arbeidsgiver at medlemmet ikke har hatt noe variable tillegg i 2016.

I slike tilfeller skal arbeidsgiver korrigere rapporteringen for den aktuelle perioden, slik at medlemmet ikke har registrert noen variable tillegg i 2016. Rapportering av variable tillegg for dette medlemmet blir da:

01.01.2014 kr 22 397 01.01.2015 kr 6 800 01.01.2016 kr 0

Dersom et medlem ikke skal ha variable tillegg skal dette selvsagt ikke rapporteres inn heller. Hvis feil data allerede er rapportert inn, må rapporteringsansvarlig korrigere dette i etterkant. Dette skal korrigeres så snart det er oppdaget, da dette kan ha konsekvenser for kundens faktura og /eller et medlems pensjon. 

Alle permisjoner, helt eller delvis uten lønn, skal rapporteres.

Permisjoner som ikke er pensjonsgivende skal også rapporteres. Det er du som arbeidsgiver som skal vurdere om permisjoner kan/skal medregnes i henhold til permisjonsavtalen.

Permisjoner med full lønn medfører at den ansattes medlemskap i pensjonsordningen opprettholdes. Permisjoner uten lønn eller med redusert lønn (delvis lønn) gir i utgangspunktet ikke rett til opprettholdelse av medlemskapet for den ulønnede delen.

Kan ha rett til å opprettholde medlemskapet

Enkelte typer ulønnede permisjoner gir likevel rett  til opprettholdelse av medlemskapet også for den delen som er ulønnet. Hvilke typer permisjoner som gir denne retten, bestemmes av Permisjonsavtalen i staten.