Kapittel 15

Kontakt med medlemmer

Du kan kontakte SPK via chat og kontaktskjema på spk.no, via e-post og telefon. Henvendelser til SPK behandles i henhold til forvaltningsloven § 15 a og eForvaltningsforskriften.

Chat

SPKs chatløsning framstår for brukerne som en integrert del av spk.no. Når du chatter med oss må du registrere ditt navn og e-postadresse. Samtalen du har med oss på chat arkiveres i vårt arkivsystem når det vurderes som relevant for din sak. Disse opplysningene behandles som beskrevet under kapittel 14 om arkivering.

Kontaktskjema

Henvendelser via kontaktskjemaet som er relevant for saksbehandlingen i en sak blir journalført og arkivert i arkivsystemet. Disse opplysningene behandles som beskrevet under kapittel 14 om arkivering. Andre henvendelser slettes rutinemessig 2-3 ganger i året i henhold til interne sletterutiner.

E-post

SPKs saksbehandlere benytter e-post i alminnelig dialog med interne og eksterne kontakter. Den enkelte saksbehandler er ansvarlig for å slette e-poster fra epostsystemet etter at henvendelsene er besvart og eventuelt arkivert i arkivsystemet.

Telefon

Telefonsamtaler med SPK registreres i vårt fagsystem når det vurderes som relevant for din sak.

Telefonsamtaler loggføres. Loggene er nødvendig for administrasjon og drift av systemet, samt at de benyttes som grunnlag for statistikk på aggregert nivå.