Vi har flyttet oss

Fredag 24. april forlot vi våre gamle lokaler på Frøen og Majorstuen. Mandag 27. april var vi samlet i nye lokaler på Skøyen. Det var da den egentlige flytteprosessen startet.

En snau time etter at dørene åpnet i de nye lokalene, var de fleste i gang med vanlig arbeid. Vi kunne konstatere at PC-ene var koblet riktig, nettverket fungerte, og rundt 400 mennesker hadde funnet sine egne ting ved riktig pult. Den fysiske forflytningen hadde gått over all forventning. Men denne flyttingen handler om veldig mye mer enn logistikk.

Vi flyttet fordi vi ønsket å forbedre oss. Og våre gamle lokaler ga ikke rom for de forbedringene vi ønsket.

Ambisiøse mål

Hovedmålet var å skape fysiske rammer som støtter opp under SPKs strategi og forretningsmål.

Flyttingen til Skøyen skulle være et viktig lokomotiv for å utvikle organisasjonen. Og for å understreke at det også handlet om en mental forflytning, valgte vi å bruke «Vi flytter oss» som slagord internt.

Målene for flytteprosjektet ble definert slik:
De nye lokalene skulle legge til rette for

  • økt fleksibilitet
  • økt kommunikasjon, samhandling og læring på tvers av organisatoriske skillelinjer
  • kostnadseffektiv arealutnyttelse og drift

Dette innebar at

  • ledelsen og ansatte skulle settes i stand til – og motiveres til – å utnytte de mulighetene som flyttingen gir oss
  • lokaler, møbler og verktøy skulle være fremtidsrettet, skape trivsel og legge til rette for at den enkelte SPK-er får en god arbeidshverdag
  • de ulike enhetene skulle plasseres i forhold til hverandre på en måte som styrker samhandling og skaper effektive arbeidsprosesser

For å få dette til etablerte vi Prosjekt Skøyen, som var basert på de grunnprinsippene vi pleier å bruke i større prosjekter. Det vil si at prosjektet var satt sammen av representanter fra alle relevante deler av organisasjonen, at vi hadde en intern prosjektleder – og at vi hentet inn ekstern ekspertkompetanse, som jobbet sammen med våre folk, der det var hensiktsmessig.

Fleksibel løsning

Vi kom fra cellekontorer og dårlig tilrettelagte landskap. På Skøyen valgte vi åpen løsning for alle, men ikke «free seating». Alle ble plassert, og plassen de fikk, var basert både på hvilken organisatoriske enhet de tilhørte, og hvilke prosesser de var involvert i. Siden både organisasjonen og arbeidsprosessene er i utvikling, var det viktig å sørge for at både enkeltpersoner og enheter lett kan skifte plass.

Omfattende forberedelser

Både ledere og medarbeidere skulle forberedes til en ny arbeidshverdag i nye lokaler, med en rekke nye, tekniske løsninger. Dette skjedde på ulike måter:

Gjennom et eget lederutviklingsprogram ble lederne rustet til å utøve sin lederrolle, og utvikle sine egne ansatte, i en ny arbeidshverdag. 

Ansatte ble forberedt gjennom jevnlig informasjon på intranettet, en rekke allmøter og avdelingsmøter. Høsten 2014 hadde vi en felles SPK-dag som vi blant annet brukte til å diskutere hvilke kjøreregler vi ville komme til å trenge på Skøyen.

Evaluering

Høsten 2015 (rundt et halvt år etter innflytting) gjennomførte prosjektet en evaluering av lokalene. Funnene viste at de nye rammene ble opplevd som bedre egnet for samhandling og effektiv drift – altså de sentrale målene med flyttingen. Den generelle tilfredsheten med lokalene ble målt til 7,8 (10 var topp).

Omtrent samtidig gjennomførte vi en medarbeiderundersøkelse. Også denne undersøkelsen viste at organisasjonen opplevde økt fleksibilitet og bedre rammer for samhandling.

Resultatene fra undersøkelsen blir benyttet til å fortsette arbeidet med å utvikle kontorløsningene våre og vurdere om det er ytterligere forbedringer som bør gjennomføres – enten i form av fysiske tilpasninger eller adferd og opplæring. (Prosjekt Skøyen er også omtalt i kapittel 3.3.)