Ta vare på lønns- og stillingsdata
Korrekte lønns- og stillingsdata er nødvendig for å ivareta ansattes rettigheter i forbindelse med utbetaling av fremtidig pensjon (alderspensjon, uførepensjon, AFP og etterlattepensjon), samt utbetaling av gruppelivsordning og retten til yrkesskadeforsikring.
Hovedregelen i personopplysningsloven er at den enkelte virksomhet selv skal kunne avgjøre hvor lenge personopplysninger skal lagres, og at personopplysninger ikke kan lagres lenger enn det som er nødvendig for formålene som opplysningene er samlet inn for.
Når det gjelder opplysninger som har betydning for den ansattes pensjonsforhold, er derimot virksomheten pålagt å lagre lønns- og stillingsdata lenger enn det personopplysningsloven i utgangspunktet tilsier.
Hva skjer dersom dere sletter viktige data?
Selv om opplysningene som innrapporteres etter SPK-lovens § 45 skal være korrekte og oppdaterte fra virksomhetens side, erfarer vi at det ved start av en pensjon kan være en eller flere feil i arbeidshistorikken til et medlem. I noen tilfeller kan det derfor være nødvendig for oss å innhente eldre opplysninger fra dere. Dette gjør vi for å få korrekt grunnlag for beregning av pensjon. Dersom dere sletter lønns- og stillingsdata for tidlig, vil det ikke være mulig for oss å verifisere om disse dataene er korrekte. Dette kan få en konsekvens for pensjonsutbetalingen den dagen medlemmet skal pensjonere seg, eller dersom et medlem eller pensjonist dør, og det skal utbetales en etterlattepensjon.
Les mer om plikten til å behandle korrekte data her
Ta vare på dataene
Vi anbefaler dere om å ta vare på alle lønns- og stillingsopplysninger så lenge den ansatte er yrkesaktiv, og helst en stund etter start av pensjon.
Følgende lønns- og stillingsopplysninger bør dere ta vare på:
- Start og avslutning av arbeidsforhold
- Endringer av stillingsprosent av betydning for den ansattes pensjonsforhold
- Lønn og tillegg som er pensjonsgivende i SPK
- Permisjoner av betydning for den ansattes pensjonsforhold (ref. Permisjonsavtalen)
- Omplassering, beordring, fortrinnsrett dersom saken fører til rettslig prøving