Rapportering

Rapportering av medlemsdata foregår ved å benytte webrapportering. Å benytte webrapportering for overføring av data gir store fordeler. Denne kanalen for rapportering har innebygde kontrollrutiner, hjelpetekster og forhåndsdefinerte kodeverk.

Lønns- og stillingsopplysninger skal til en hver tid være à jour på de ansatte. Godkjenning av rapportering skal gjøres minimum en gang i måneden. Det skal også godkjennes selv om apotek/arbeidsgiver ikke har endringer den måneden.

Ny praksis på datoregistrering
Fra 1. januar 2010 skal du benytte faktisk dato for registrering av endringer. Ved for eksempel startdato 14. januar 2010 benyttes denne datoen som innmeldingsdato (og ikke 1. januar som tidligere).

Reelle datoer brukes ved all rapportering.

Innmelding av nytt medlem
Fast ansatte og vikarer på apotek skal meldes inn i pensjonsordningen fra første dag.

Minstegrensen for rett til medlemskap er en arbeidstid på 15 timer per uke brutto (for apotekteknikere er grensen 13,5 timer per uke netto).

Stilling under minstegrensen skal også rapporteres
Tilsettinger med arbeidstid under minstegrensen for medlemskap skal likevel rapporteres til oss, men det skal ikke trekkes 2,5% medlemsinnskudd. Dersom arbeidstakeren ikke har tilsettingsforhold andre steder tilknyttet Apotekordningen, opptjener de heller ikke pensjonsrettigheter for perioden.

Merk at en arbeidstaker kan ha krav på medlemskap dersom vedkommende har flere stillinger som samlet tilfredsstiller kravene til minstegrensen.

Stillingskoder
1   apoteker
2   provisor
3   farmasøyt
4   reseptar
5   laborant
60 apotektekniker uten fagutdannelse
61 apotektekniker med fagutdannelse
7   kontoransatt
8   bud/sjåfør
9   rengjøringsassistent
10 bestyrer
11 driftskonsesjonær
12 konsulent
13 rådgiver
14 generalsekretær

Lønnsopplysninger

Lønns- og stillingsendringer skal meldes fortløpende.

Ved innrapporterting av lønnsopplysninger er det medlemmets faste lønn som skal rapporteres. For de som er omfattet av tariffområdet til Handels - og servicenæringens Hovedorganisasjon (HSH), skal lønnen hvis mulig oppgis i lønnstrinn. Apotekere skal stå oppført med lønn i kronebeløp.

Alle medlemmer ansatt på Sykehusapotek og på Vitusapotek skal stå oppført med lønn i kronebeløp per år.

Maksgrunnlaget fra 1.januar 2008 er 10 G. Korrekt lønn skal rapporteres selv om lønnen overstiger gjeldende maksgrunnlag. Maksgrunnlaget legges til grunn for beregning av premie, trekk av innskudd og pensjonsopptjening for den ansatte.

Faste tillegg og funksjonstillegg er også en del av den pensjonsgivende inntekten. Tilleggene skal være knyttet til hovedstillingen. Alle tillegg skal rapporteres som kronebeløp per år.

Faste tillegg
Tillegg som varierer med stillingsstørrelsen. Tillegg som utbetales som en fast prosent av hovedlønnen skal rapporteres som faste tillegg.

Funksjonstillegg
Tillegg som utbetales uavhengig av stillingens størrelse.

Stillingsstørrelse
Riktig stillingsstørrelse er viktig for å kunne beregne riktig pensjon og premie. Hvis arbeidstid varierer innenfor en måned, skal det rapporteres en gjennomsnittlig stillingsstørrelse for måneden. Full arbeidstid varierer etter hvilken stilling man har. I private apotek er denne for eksempel 36 timer per uke (netto) for apotekteknikere, mens den for farmasøyter er 39 timer per uke.

Melding av permisjoner
Permisjoner skal meldes i de tilfeller som gjelder

• Permisjoner uten lønn. Her skal det oppgis om permisjonen skal medregnes etter gjeldende permisjonsavtale eller ikke.
• Permisjoner med delvis lønn.
• Permisjoner med full lønn skal som regel ikke meldes til oss.
• Permisjon med delvis lønn ved svangerskap skal meldes med den stillingsprosenten medlemmet faktisk får lønn etter. Hvis det er svangerskapspermisjon med full lønn skal dette ikke rapporteres.

Fødselspermisjon - fleksibelt uttak av foreldrepenger
Et medlem i Pensjonsordningen for apotekvirksomhet har krav på medregning av pensjonsrettgiheter i full stilling selv om de mottar kun 80 prosent lønn. Den retten har man i to år (jf. Permisjonsavtalen).

For de som velger å ta fleksibelt uttak av foreldrepenger opprettholdes pensjonsrettighetene i full stilling så lenge tidskontoperioden varer (maksimalt to år). Ved rapportering av medlemsdata til oss betyr det at man i hele fødselspermisjonsperioden henviser til permisjonsavtale A.04 med 2 år (ved delvis fødselspermisjon med 80 prosent lønn brukes ett år). Den ansatte får totalt medregnet to år ved fødselspermisjon uansett antall barn.

Du rapporterer til enhver tid den stillingsprosenten dine ansatte får utbetalt lønn etter.

Funksjonstillegg ved fødselspermisjon
Funksjonstillegget skal ikke endres ved endring av stillingsstørrelse. Det er kun ved delvis fødselspermisjon med 80% lønn at funksjonstillegget reduseres.

Dødsfall
Når et medlem av Pensjonsordningen for apotekvirksomhet dør i stilling, må Pensjonsordningen få melding om dødsfallet så snart som mulig, helst per telefon. Vi er avhengig av rask melding for å kunne fastsette eventuelle pensjonsrettigheter til etterlatte. Var medlemmet pensjonist, får pensjonsordningen melding om dødsfallet fra NAV.

Stopp av medlemskap ved slutt
Når et medlem slutter på et apotek, eller går ned i stilling under minstegrensen, skal vedkommende meldes ut av pensjonsordningen.

Rutiner ved skifte av apotekeier
Når et apotek skifter eier er det viktig at pensjonsordningen får melding om dette så raskt som mulig.

Eierskifteskjema kan lastes ned fra www.spk.no. Det er viktig at nøyaktig dato for eierskiftet blir utfylt på skjemaet.

Apotek som er underlagt aksjeselskap eller kjede skal benytte apotekets undernummer, ikke eierbedriftens hovednummer.

Pensjonsordningen for apotekvirksomhet fakturerer apotekene for pensjonspremie fire ganger i året.